河北率先对公证历史档案进行数字化采集

　　在河北省唐山市润新公证处的档案室,整齐地摆放着一排排高大的铁皮档案柜,里边存放着近几十年甚至是更长时间的公证档案,想要人工在海量档案中查询相关信息并不简单。如今,这些历史档案再也不是尘封的故纸堆,而成为电脑中生动鲜活的数据资料。

　　2015年11月,润新公证处建处以来的32325卷、151余万页公证档案全部完成了数字化采集工作。此前,河北省司法厅于去年在全国率先推动了公证档案数字化采集工作,全省174家公证处正在对1980年代初公证制度恢复重建以来的全部公证档案进行数字化扫描采集,构建覆盖全部历史档案并随时更新的“数字公证”,进而逐步建设全省公证数据中心。

　　“公证档案是公证执业活动的完整记录,载有众多关系国计民生、经济社会发展和对外交往等方面的重要信息,特别是在传统民商事公证中,一份公证档案几乎涵盖了一个人、一个家庭甚至一个家族婚姻、财产等方面的综合信息,有些信息政府其他部门可能都不掌握。”河北省司法厅副厅长霍建明告诉《法制日报》记者,公证档案是司法行政系统宝贵的“大数据”资源。

　　河北省司法厅要求对所有公证处的历史卷宗全部进行采集录入,原卷纸质卷宗、音视频文件完整采集。同时,公证人员在采录过程中对相关申请表、审批表、公证证词等案卷材料检查完善、查漏补缺,数字化采集过程也成为规范公证执业行为、提高公证工作规范化水平的有力抓手。

　　霍建明表示,对全部历史档案进行全覆盖、全记录的数字化采集整理,挖掘分析利用存量信息,可以为打破政府部门和社会机构间的信息孤岛、实现资源共享奠定数据基础。更重要的是,公证机构自身获取信息、业务将更加高效快捷,公证服务更加便民利民。

　　1996年,家住唐山市丰润区的王某夫妇在公证处房产分割协议公证,将两人名下的两套房分给两个儿子各一套,可公证后并没有房产过户手续。后来,两套住房改造置换了两套临街门市楼,置换合同上登记的仍然是王某夫妇。时至今日,开发商仍未将临街门市楼交付给王家兄弟,而楼房却因他案被查封。王家兄弟找到政府求助,被要求提供相关证明,哥俩傻了眼:合同上是父母的名字,但王某夫妇已在15年前去世。

　　情急之下,王家兄弟找到唐山市润新公证处,申请查阅公证档案。在得到批准后,档案管理员通过公证档案数字化管理系统检索查阅,只用1分钟就查到了相关信息,并为他们打印出部分档案内容。王家哥俩拿着档案信息资料非常感动:“为这事我们吃不好睡不好,不知道怎么办的事,没想到公证处只用了几分钟就帮我们解决了难题!”

　　“当事人之前过公证的,公证处可直接从系统中查阅、打印原档案信息,各种信息相互印证,免去了当事人重新开具证明材料等诸多麻烦,特别是虚假信息提示功能,也降低了公证员的执业风险。”唐山市润新公证处一位公证员告诉记者,公证处的公证数据和信息现在可以随时点取,真正实现了“数据多跑路、群众少跑腿”,将公证便民利民、优质高效落到了实处。

　　据了解,公证历史档案扫描采集工作开展后,对于公证处来说,一改以往登记、调卷、检查、归档的繁琐传统质检模式,只需用扫描对档案二维码信息扫描,立刻就能查阅对应的数字化卷宗信息,同时还可查看音视频、照片、指纹等多媒体信息。对当事人来说,既减轻了老客户重复开具证明的负担,也减轻了调取档案信息的工作环节,提高了办事效率。

　　“当事人或其他亲属以前提供过的出生、死亡、亲属关系以及产权证明等材料,可直接调取使用,直接省去了当事人重复证明‘谁妈是谁妈’的麻烦。”河北省司法厅公证工作指导处处长郑侠贤向记者介绍,河北全省自1980年代初以来共有公证历史档案1206余万件,推进公证档案信息化建设必将最大限度地加强公证质量监管、减轻当事人负担。

　　按照河北省司法厅《河北省公证档案信息化建设推进方案》要求,2015年底前,公证处完成软硬件配备；2016年6月底前,各市完成应用培训,7月始,各公证处应用档案信息化软件制作数字化档案；2017年底和2018年底前,市属和县域公证处分别完成建处以来公证档案数字化,逐步建立全省公证数据中心。截至今年7月底,河北省公证案卷采录率已达14%,其中现行试点启动的唐山市已完成全部公证案卷总数的74%。

　　“河北的公证档案数字化采集录入工作已取得突破性进展,为公证行业档案信息化建设探索了路径,积累了经验,起到了引领效果。”霍建明说。（记者　周宵鹏）